Guia de Administração e Gestão

O que é administração? O que os administradoress fazem? Como faço para administrar?

Estas são perguntas padrão que para a maioria de nós, na profissão de administrador foram feitas mais de uma vez. São perguntas que fizemos uma vez em nossas carreiras também. Por isso fizemos uma lista básica dos aspectos desta arte e ciência que é gerenciar.

Arte e Ciência

Gestão é uma arte e ciência. É a arte de fazer as pessoas mais eficazes do que teriam sido sem você. A ciência está em como você faz isso. Há quatro pilares básicos: planejar, organizar, dirigir e monitorar.

Tornar as pessoas mais eficazesMeeting

Quatro trabalhadores pode fazer seis unidades em um turno de oito horas, sem um gerente. Se eu contratá-lo para gerenciá-los e eles ainda fazem 6 unidades por dia, qual é o benefício para o meu negócio de ter te contratado? Por outro lado, se eles fazem agora oito unidades por dia, você, o gerente, têm valor.

A mesma analogia aplica-se a serviço, ou educação, ou qualquer outro tipo de trabalho. O seu grupo pode lidar com mais chamadas de clientes com você do que sem você? Vender mercadoria de maior valor? Transmitir conhecimento de forma mais eficaz? Este é o valor da gestão – fazer um grupo de indivíduos mais eficaz.

Habilidade básica de Gestão nº 1: Planejamentolendo

Administração começa com o planejamento. Uma boa gestão começa com um bom planejamento. E planejamento prévio adequado previne… bem, você sabe o resto desta.

Sem planejamento você nunca terá sucesso. Se acontecer de atingir os objetivos, terá sido por sorte ou acaso e não terá como repetir. Você pode atingir os objetivos uma vez, sem nem saber direito como aconteceu, mas não atingirá consistentemente, que é o que pede uma carreira de sucesso.

Habilidade básica de Gestão nº 2: Organizar

Agora que você tem um plano, você tem que fazer ele acontecer. Está tudo preparado para que o material chegue na hora para sua equipe? Sua equipe está preparada para fazer a sua parte do planejamento?

Os trabalhadores estão treinados? Eles estão motivados? Será que eles têm o equipamento de que necessitam? Há peças sobressalentes disponíveis para o equipamento?

Faça o trabalho braçal para garantir que tudo necessário para executar o planejamento está disponível, ou estará quando for necessário. Volte para certificar-se de que todos entendam sua função e a sua importância para o sucesso global.

Habilidade básica de Gestão nº 3: Dirigirregente

Agora aperte o botão de ligar das pessoas. Diga a elas o que elas precisam fazer. Eu gosto de pensar esta parte como conduzir uma orquestra. Todo mundo na orquestra tem a música na frente deles. Eles sabem quem deve tocar qual parte e quando. Eles sabem quando entrar, o que tocar, e quando parar de novo. O regente é quem conhece o todo para fazer a música acontecer. Esse é o seu trabalho aqui. Você deu a todos os seus músicos (os funcionários) tablatura (o plano de negócio). Você tem o número certo de músicos (trabalhadores) em cada seção (departamento), e você organizou as partes no palco para que a música soe melhor (você organizou o trabalho). Agora você só precisa subir no palco guiar sua equipe para fazer o que eles já sabem.

Habilidade básica de Gestão nº 4: Monitorar

Agora que você tem tudo em movimento, você precisa ficar de olho nas coisas. Certifique-se de que tudo está indo de acordo com o planejamento. Quando as coisas não estão indo de acordo com o plano, você precisa de intervir e ajustar, assim como o regente da orquestra irá ajustar o ritmo.

Problemas vão aparecer. Alguém vai ficar doente. Parte do plano não será entregue a tempo. Um cliente chave vai à falência. É por isso que você desenvolveu um plano de contingência. Você, como o administrador, tem que estar sempre ciente do que está acontecendo para que você possa fazer os ajustes necessários.

Este é um processo iterativo. Quando alguma coisa está fora de sincronia, você precisa planejar uma correção, organizar os recursos para fazer o trabalho, dirigir as pessoas que vão fazer isso acontecer, e continuar a acompanhar o efeito da mudança.

Vale a pena

Gerir pessoas não é fácil. No entanto, isso pode ser feito com sucesso. E pode ser uma experiência muito gratificante. Lembre-se que a administração, como qualquer outra habilidade, é algo que você pode melhorar com estudo e prática.

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